De bedrijfsprocessen die zich het meest lenen voor automatisering vallen doorgaans in zes categorieën: klantcontact, planning, administratie, facturatie, sales/leadopvolging en documentverwerking. Deze processen komen vaak voor, verlopen relatief voorspelbaar en kosten veel tijd — de combinatie die automatisering het meeste oplevert. Processen die zelden voorkomen of veel beoordelingsvermogen vereisen, lenen zich minder goed als startpunt.
Kenmerken van een goed automatiseerbaar proces
Niet elk proces is even geschikt om te automatiseren. Zie ook 5 signalen dat het tijd is om te automatiseren. Drie kenmerken bepalen grotendeels of een proces een goede kandidaat is:
- Het komt vaak voor — een taak die dagelijks of wekelijks terugkomt, levert meer op dan iets dat eens per kwartaal gebeurt.
- Het verloopt voorspelbaar — de stappen zijn grotendeels hetzelfde, ook al verschilt de exacte input steeds.
- Het kost relatief veel tijd voor relatief weinig denkwerk — repetitieve handelingen zoals overtypen, checken of doorsturen.
Hoe meer een proces aan deze drie kenmerken voldoet, hoe meer tijd automatisering er waarschijnlijk vrijmaakt.
De 6 meest voorkomende categorieën
In de praktijk vallen de meeste automatiseerbare processen in een van de volgende zes categorieën:
Klantcontact
Veelgestelde vragen, status-updates en de eerste triage van binnenkomende berichten via telefoon, e-mail of WhatsApp. Meer hierover op klantenservice automatiseren.
Planning
Afspraken inplannen, herinneringen versturen en agenda's op elkaar afstemmen zonder handmatig heen-en-weer. Meer hierover op planning automatiseren.
Administratie
Gegevens overtypen tussen systemen die niet met elkaar praten, of terugkerende invoertaken die weinig beoordeling vereisen. Meer hierover op administratie automatiseren.
Facturatie
Facturen opstellen en versturen zodra een opdracht is afgerond, inclusief herinneringen bij te late betaling. Meer hierover op facturatie automatiseren.
Sales en leadopvolging
Nieuwe aanvragen direct en consistent opvolgen, ook buiten kantooruren, zodat geen lead blijft liggen. Meer hierover op sales automatiseren.
Documentverwerking
Binnenkomende facturen, offertes of formulieren lezen en de relevante gegevens automatisch in het juiste systeem zetten. Meer hierover op documentverwerking automatiseren.
Vuistregel: begin bij het proces dat het vaakst voorkomt, het voorspelbaarst verloopt en de meeste tijd kost — niet bij het proces dat het meest indrukwekkend klinkt om te automatiseren.
Wat je beter niet als eerste automatiseert
Sommige processen lenen zich minder goed als startpunt. Denk aan taken die zelden voorkomen — de tijdsinvestering om ze te automatiseren weegt dan vaak niet op tegen de besparing. Hetzelfde geldt voor processen die veel beoordelingsvermogen vereisen, zoals maatwerkadvies aan een klant of een beslissing die sterk afhangt van context en ervaring. Dat soort processen kunnen op termijn deels ondersteund worden, maar zijn zelden de beste eerste stap.
Veelgestelde vragen
Welk proces automatiseer ik het beste als eerste?
Het proces dat het vaakst voorkomt, het meest voorspelbaar verloopt en relatief veel tijd kost. Dat is meestal een van de zes categorieën: klantcontact, planning, administratie, facturatie, sales of documentverwerking.
Kan ik meerdere processen tegelijk automatiseren?
Dat kan, maar het is meestal verstandiger om te beginnen bij één proces. Zodra dat goed werkt, is de volgende stap makkelijker te bepalen.
Wat als een proces te uniek is om te automatiseren?
Processen die zelden voorkomen of veel beoordelingsvermogen vereisen, lenen zich minder goed als startpunt. Dat betekent niet dat automatisering daar nooit iets kan betekenen, maar het is zelden de beste eerste stap.
Moet ik mijn hele bedrijfsproces aanpassen om te automatiseren?
Nee. Automatisering wordt afgestemd op hoe een bedrijf al werkt, niet andersom. Bij DIGEO begint dat met een gratis automatiseringsplan op basis van de bestaande werkwijze.