Facturatie automatiseren betekent dat een systeem de stap van afgerond werk naar een verstuurde factuur overneemt: werkgegevens ophalen, factuurdata samenstellen, de factuur genereren, het boekhoudpakket bijwerken, versturen en — indien nodig — herinneren bij een uitblijvende betaling. Dit gaat over uitgaande facturen naar je eigen klanten; voor inkomende facturen van leveranciers is er de aparte pagina over factuurverwerking automatiseren.
Welk probleem lost dit op?
Facturatie is vaak het laatste stapje na afgerond werk — en precies daarom blijft het soms liggen. Facturen die met vertraging worden verstuurd, betekenen dat geld met vertraging binnenkomt. Handmatig overtypen van werkgegevens in een factuur is bovendien foutgevoelig, en het bijhouden van welke facturen al wel of nog niet betaald zijn kost structureel tijd.
Hoe de workflow eruitziet
De workflow volgt het natuurlijke pad van afgerond werk naar betaalde factuur:
Werkgegevens ophalen
Zodra werk is afgerond, worden de relevante gegevens automatisch verzameld.
Factuurdata samenstellen
Uren, materialen of afgesproken bedragen worden samengevoegd tot een correcte factuurregel.
Factuur genereren
De factuur wordt automatisch opgesteld in het gekoppelde boekhoudpakket.
Versturen
De factuur gaat automatisch naar de klant, zonder handmatige tussenstap.
Betaalstatus controleren
Het systeem houdt bij welke facturen betaald zijn en welke nog openstaan.
Herinneren
Bij een uitblijvende betaling wordt automatisch een herinnering verstuurd volgens een vooraf afgesproken schema.
Wat AI wel en niet oppakt
| AI handelt zelfstandig af | Gaat altijd naar een medewerker |
|---|---|
| Factuurdata samenstellen en genereren | Afwijkende of betwiste facturen |
| Versturen naar de klant | Aanhoudende betalingsproblemen |
| Boekhoudpakket bijwerken | Betalingsregelingen |
| Standaard betaalherinneringen | Klachten over een factuur |
Welke systemen worden gekoppeld?
De automatisering sluit aan op het boekhoudpakket dat je al gebruikt (zie ook de integraties die DIGEO bouwt) en op het systeem waarin het afgeronde werk wordt vastgelegd — bijvoorbeeld een planning- of ordersysteem. Er komt geen nieuw factuursysteem bij.
Implementatie en kostenfactoren
De opzet begint met in kaart brengen hoe facturatie nu verloopt en welk boekhoudpakket gekoppeld moet worden. Factoren die de kosten en doorlooptijd beïnvloeden:
- Of het boekhoudpakket een standaardkoppeling heeft of maatwerk vereist
- Hoe complex de factuurdata is (vaste bedragen vs. uren/materialen)
- Of er een herinneringsschema op maat nodig is
- Hoeveel verschillende soorten facturen er zijn (bijv. abonnementen vs. eenmalig werk)
Een exacte prijsindicatie geven we pas na een kort gesprek over jouw situatie.
Vuistregel: begin bij het genereren en versturen van de factuur — dat is meestal de grootste tijdsbesparing. Herinneringen en betaalstatus zijn een logische volgende stap.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen facturatie automatiseren en factuurverwerking automatiseren?
Facturatie automatiseren gaat over uitgaande facturen naar je eigen klanten — van afgerond werk naar een verstuurde en opgevolgde factuur. Factuurverwerking automatiseren gaat over inkomende facturen van leveranciers die herkend en verwerkt moeten worden. Het zijn twee verschillende workflows.
Sluit dit aan op mijn bestaande boekhoudpakket?
Ja. DIGEO kijkt eerst welk boekhoudpakket je al gebruikt en bouwt de koppeling daarop aan — er komt geen nieuw systeem bij.
Wat gebeurt er als een klant niet betaalt?
Herinneringen kunnen automatisch verstuurd worden volgens een vooraf afgesproken schema. Bij aanhoudende betalingsproblemen wordt dit doorgezet naar een medewerker — dat blijft mensenwerk.
Hoe lang duurt het om facturatie te automatiseren?
Voor een afgebakend startpunt (bijvoorbeeld het factuur genereren en versturen) is dat vaak een kwestie van weken, afhankelijk van hoe de koppeling met je boekhoudpakket eruitziet.