DIGEO bouwt automatiseringen rondom Outlook: inkomende mail wordt geclassificeerd, conceptantwoorden worden voorbereid voor terugkerende vragen, en afspraakverzoeken worden gekoppeld aan de agenda. De automatisering werkt binnen het bestaande postvak — er komt geen nieuw programma bij. DIGEO heeft geen bevestigd officieel partnerschap of certificering bij Microsoft; de koppeling wordt gebouwd op basis van de beschikbare Microsoft Graph API, afgestemd op jouw postvak en processen.
Wat kun je automatiseren?
In de meeste postvakken keert een groot deel van de mail terug in hetzelfde patroon. Wat daarbij automatisch kan:
- Mail classificeren — inkomende berichten worden herkend op type (vraag, klacht, afspraak, factuur) en urgentie, vergelijkbaar met de aanpak op de pagina klantenservice automatiseren.
- Conceptantwoorden voorbereiden — voor terugkerende vragen staat een concreet antwoord klaar, dat een medewerker controleert of direct verstuurt.
- Agenda-koppeling — afspraakverzoeken in mail worden automatisch naast de agenda gelegd, zodat plannen sneller gaat.
- Routering — mail komt automatisch bij de juiste medewerker of afdeling terecht, in plaats van in één gedeeld postvak.
Heeft een systeem geen standaardkoppeling? Dan bouwen we er één op maat.
Hoe de koppeling werkt
De opzet volgt dezelfde stappen als elke automatisering bij DIGEO, toegepast op jouw Outlook-omgeving:
Vrijblijvende kennismaking
Bespreken welke soorten mail het vaakst terugkomen en waar de vertraging zit.
Gratis automatiseringsplan
In kaart brengen welke classificatie- en antwoordregels nodig zijn.
Bouw & opzet
De koppeling met Outlook wordt gebouwd en getest op echte mail.
Dashboard & launch
De automatisering gaat live, met inzicht in wat er automatisch wordt afgehandeld.
Processen geautomatiseerd
Mail wordt geclassificeerd en beantwoord; medewerkers grijpen in bij uitzonderingen.
Wat AI wel en niet oppakt
Niet elke mail hoort bij AI thuis. De grens tussen wat het systeem zelfstandig afhandelt en wat altijd bij een medewerker blijft, is duidelijk ingericht:
| AI/koppeling handelt zelfstandig af | Blijft bij een medewerker |
|---|---|
| Classificeren van inkomende mail | Klachten |
| Conceptantwoorden voor veelgestelde vragen | Onduidelijke of ongebruikelijke berichten |
| Afspraakverzoeken naast de agenda leggen | Gevoelige of emotionele situaties |
| Routering naar de juiste medewerker | Berichten die een offerte of maatwerkbeslissing vereisen |
| Signaleren van urgente mail | Alles waar de AI zelf niet zeker van is |
Implementatie en kostenfactoren
De opzet begint met in kaart brengen welke soorten mail het vaakst terugkomen en welke systemen daarnaast gekoppeld moeten worden — dat bepaalt grotendeels de scope. Factoren die de kosten en doorlooptijd beïnvloeden:
- Aantal postvakken of gedeelde mailboxen dat gekoppeld moet worden
- Of de koppeling via de standaard Microsoft Graph API kan, of maatwerk vereist
- Hoeveel verschillende soorten mail afgevangen moeten worden
- Of agenda-koppeling voor afspraakverzoeken nodig is
Een exacte prijsindicatie geven we pas na een kort gesprek over jouw situatie — dat voorkomt zowel te lage verwachtingen als onnodig hoge kosten.
Vuistregel: begin bij de mailcategorie die het vaakst terugkomt. Die dekt meestal het grootste deel van het volume — en is de snelste weg naar merkbaar resultaat.
Veelgestelde vragen
Vervangt dit mijn Outlook-postvak?
Nee, de automatisering werkt binnen je bestaande Outlook-postvak. Er komt geen nieuw programma bij — mail wordt geclassificeerd en van conceptantwoorden voorzien in de omgeving die je al gebruikt.
Is DIGEO een officiële Microsoft-partner?
Nee, DIGEO heeft geen bevestigd officieel partnerschap of certificering bij Microsoft. We bouwen automatiseringen rondom Outlook op basis van de beschikbare Microsoft Graph API.
Wat gebeurt er met mail die de AI niet kan afhandelen?
Die blijft klaarstaan voor een medewerker, met de classificatie en context erbij — er gaat geen bericht verloren en niemand hoeft opnieuw te beginnen met lezen.
Werkt dit ook met gedeelde mailboxen of meerdere afdelingen?
Ja. De classificatie en routering kunnen per mailbox of afdeling worden ingericht, zodat mail bij de juiste medewerker terechtkomt.