DIGEO bouwt automatisering die aansluit op Exact Online: facturen worden automatisch aangemaakt en verstuurd, boekingen worden bijgewerkt zodra er iets verandert in het bronsysteem, en betaalstatussen worden gesynchroniseerd zonder dat iemand dat handmatig hoeft na te kijken. De administratie in Exact Online blijft daarmee actueel, terwijl het overtypen en handmatig bijwerken wegvalt.
Wat kun je automatiseren met Exact Online?
Exact Online is voor veel bedrijven het systeem waar de administratie samenkomt — maar de gegevens die daar terecht moeten komen, ontstaan vaak ergens anders: in een ordersysteem, een planningstool of een CRM. Automatisering zorgt ervoor dat die gegevens vanzelf de juiste plek in Exact Online bereiken, in plaats van dat iemand ze overtypt of kopieert — dezelfde aanpak als bij factuurverwerking automatiseren. Concreet gaat het bijvoorbeeld om:
- Facturen automatisch aanmaken en versturen zodra werk is afgerond of een order is afgesloten
- Boekingen bijwerken op basis van gegevens uit een gekoppeld bronsysteem
- Betaalstatus synchroniseren, zodat openstaande en betaalde facturen overal kloppen
- Klant- en ordergegevens actueel houden tussen Exact Online en de systemen waar die gegevens ontstaan
Hoe de koppeling werkt
De opzet van een Exact Online-koppeling volgt bij DIGEO steeds dezelfde stappen, van eerste gesprek tot een werkend, gekoppeld proces:
Vrijblijvende kennismaking
We bespreken hoe je administratie nu loopt en welke gegevens nu nog handmatig naar Exact Online gaan.
Gratis automatiseringsplan
Op basis daarvan bepalen we welk deel — facturatie, boekingen, betaalstatus — als eerste gekoppeld wordt.
Bouw & opzet
De koppeling met Exact Online wordt gebouwd en aangesloten op het bronsysteem waar de gegevens vandaan komen.
Dashboard & launch
Voor de livegang staat er een dashboard klaar waarin te zien is wat er automatisch synchroniseert en waar nog een controle nodig is.
Processen geautomatiseerd
Facturen, boekingen en betaalstatus lopen vanaf dat moment automatisch door naar Exact Online, met uitzonderingen die naar een medewerker gaan.
Wat AI wel en niet oppakt
Niet elke boeking hoort bij automatisering thuis — en dat is precies het punt. Een goed ingerichte koppeling is duidelijk over de grens tussen wat automatisch verwerkt wordt en wat altijd bij een medewerker terechtkomt.
| AI handelt zelfstandig af | Gaat altijd naar een medewerker |
|---|---|
| Facturen aanmaken en versturen | Afwijkende of onduidelijke facturen |
| Standaardboekingen bijwerken | Boekingen die niet in het vastgelegde patroon passen |
| Betaalstatus synchroniseren | Betalingsgeschillen of afwijkende betaaltermijnen |
| Klant- en ordergegevens bijwerken | Wijzigingen die impact hebben op eerdere boekingen |
| Herhalende, voorspelbare administratie | Alles waar het systeem zelf niet zeker van is |
Heeft Exact Online geen standaardkoppeling met jouw systeem?
Dan bouwen we er één op maat. DIGEO kijkt eerst hoe jouw bedrijf werkt en welke software al gebruikt wordt, en bouwt de koppeling met Exact Online daaromheen — ook als er geen kant-en-klare koppeling beschikbaar is voor het systeem waar de gegevens vandaan komen.
Implementatie en kostenfactoren
De opzet begint met in kaart brengen welke gegevens nu handmatig naar Exact Online gaan en welke systemen daarvoor gekoppeld moeten worden — dat bepaalt grotendeels de scope. Factoren die de kosten en doorlooptijd beïnvloeden:
- Of het bronsysteem een standaardkoppeling met Exact Online heeft of maatwerk vereist
- Hoeveel verschillende boekingsstromen — facturatie, betaalstatus, ordergegevens — meegenomen worden
- Hoeveel administraties of bedrijfsonderdelen binnen Exact Online gekoppeld moeten worden
- Hoeveel controle en uitzonderingsafhandeling er ingebouwd moet worden voordat het proces volledig automatisch loopt
Een exacte prijsindicatie geven we pas na een kort gesprek over jouw situatie — dat voorkomt zowel te lage verwachtingen als onnodig hoge kosten.
Vuistregel: begin bij de administratieve stroom die het vaakst terugkomt — meestal facturatie. Dat levert het snelst merkbaar minder overtypwerk op, voordat bredere koppelingen aan bod komen.
Veelgestelde vragen
Is DIGEO een officiële Exact-partner?
DIGEO bouwt koppelingen met Exact Online, maar heeft geen officieel partnerschap of certificering bij Exact. We sluiten aan via de mogelijkheden die Exact Online biedt, op basis van hoe jouw bedrijf werkt.
Moet ik overstappen naar andere boekhoudsoftware?
Nee. De automatisering wordt gebouwd rond Exact Online zoals je dat nu gebruikt — er komt geen nieuw boekhoudpakket bij.
Wat gebeurt er als een boeking niet automatisch verwerkt kan worden?
Die gaat als uitzondering naar een medewerker, met de relevante gegevens erbij, zodat er handmatig beoordeeld en afgehandeld kan worden.
Werkt dit ook als Exact Online nog niet gekoppeld is aan andere systemen?
Ja. We brengen eerst in kaart welke systemen data aanleveren of nodig hebben, en bouwen de koppeling daaromheen — ook als er nog niets gekoppeld is.